Archivierung von Prüfungsunterlagen

An der Universität Hamburg gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren für Prüfungsunterlagen - sie gilt auch für digitale Prüfungsunterlagen.

Hauptamtlich Lehrende (Profs, WiMis, PostDocs, LfbAs)

Hauptamtlich Lehrende (d.h. Mitglieder der UHH mit Lehrdeputat) archivieren ihre digitalen Prüfungsterlagen bitte selbstständig. Dies gilt auch für die Prüfungsunterlagen von ausscheidenden Wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen und PostDocs, deren Prüfungsunterlagen bitte an den jeweiligen Professuren archiviert werden.

Alle digitalen und analogen Prüfungsleistungen (Hausarbeiten und Klausuren), die älter als fünf Jahre sind, können vernichtet werden.

Lehrbeauftragte und ausscheidende Professorinnen und Professoren

Lehrbeauftragte können die digitalen Prüfungsunterlagen zu ihren durchgeführten Lehrveranstaltungen mithilfe des folgenden Formulars über das Studienbüro Sozialwissenschaften archivieren.

Dies geschieht in Nachdem Sie die Bewertung der Prüfungsunterlagen abgeschlossen und in STiNE eingetragen haben, fügen Sie die bewerteten Prüfungsunterlagen bitte in einem Ordner zusammen. Stellen Sie bitte sicher, dass

1. Zunächst erstellen Sie bitte einen Ordner für jede Lehrveranstaltung, deren Prüfungsunterlagenarchiviert werden sollen. 
2. In dem Ordner speichern Sie bitte alle Prüfungsunterlagen der Lehrveranstaltung im PDF- oder im WORD-Format; die einzelnen Dateien beschriften Sie bitte mit den Namen der Studierenden.
3. Dann stellen Sie sicher, dass der Ordner das Gesamtvolumen von 50 MB nicht überschreitet. Ggf. komprimieren Sie den Ordner mithilfe eines Komprimierungsprogramms, wie z.B. WinZip., so dass die Größe des Ordners weniger als 50 MB beträgt.
4. Dann bezeichnen Sie den Ordner bitte wie folgt: Nachname_Vorname Dozent:in_LV-Titel
5. Anschließend füllen Sie bitte das Webformular aus
6. Dann fügen Sie den Ordner mit den Prüfungsunterlagen hinzu (Upload der Prüfungsunterlagen)
7. Nach einer abschließenden Prüfung Ihrer Angaben versenden Sie das Webfomular.

Mit Fragen zur Archivierung Ihrer Prüfungsunterlagen wenden Sie sich bitte an die für den jeweiligen Studiengang zuständigen Mitarbeiterinnen im Prüfungsmanagement:

• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Studienbüros Sozialwissenschaften

Bitte füllen Sie pro Lehrveranstaltung und Prüfung ein Formular aus.