Büroassistenz im Geschäftszimmer gesucht

9. Januar 2023

An der Fakultät für Wirtschafts- und Sozialwissenschaften, Fachbereich Sozialökonomie, Geschäftszimmer des Fachgebiets Soziologie ist eine Stelle als Büroassistenz (w/m/d) im Geschäftszimmer in Teilzeit (50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit) zu besetzen (EGR. 6 TV-L). Die Arbeitszeit beginnt schnellstmöglich und ist unbefristet.

Aufgabengebiet
Das Geschäftszimmer ist ein Kommunikationsknotenpunkt und wir suchen eine kompetente, stets hilfsbereite und lösungsorientierte Ansprechperson für Lehrende, Studierende sowie für die konstruktive Zusammenarbeit mit allen Verwaltungskolleg:innen im Fachgebiet, Fachbereich und auf Fakultätsebene. Aufgaben im Detail:

• klassische Bürotätigkeiten (telefonisch und per E-Mail Auskünfte erteilen; Postein- und -ausgang; Materialbestellung und -verwaltung; Druckaufträge abwickeln; fachspezifische Vorlagen pflegen; Ablage)
• Veranstaltungen, Sitzungen sowie Ausschreibungs- und Besetzungsverfahren organisieren und begleiten inkl. Raumreservierungen über STiNE (Studieninformationsnetz der Universität Hamburg)
• administrative Tätigkeiten im Bereich Studium und Prüfung (bspw. Klausurdruck organisieren; Noteneingabe in STiNE)
• Sachbearbeitungstätigkeiten im Bereich Lehre (bspw. Lehraufträge und Tutorien abwickeln, Raumbeschaffung, Präferenzlisten- und Lehrplanerstellung)

Einstellungsvoraussetzung

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder

• gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• umfassende Kenntnisse der EDV-Standardsoftware, insbesondere die Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Erfahrung in der effizienten Gestaltung von Büro- und Verwaltungsabläufen
• freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
• gute Kommunikationsfähigkeit
• sehr gutes Organisationsvermögen und Zeitmanagement
• Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit
• hohes Maß an Eigeninitiative

Wünschenswert:

• Kenntnisse in FIONA oder einem anderen CMS und SharePoint
• Englischkenntnisse

Die vollständige Stellenausschreibung finden Sie bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist am 31.01.2023 hier [auf dem Stellenportal der UHH].