Aufklärung über Datenschutz: Das ROSI klärt die Forschenden (Studierende und wissenschaftliche Mitarbeiter:innen) in seinen Kooperationsprojekten ausführlich über die Richtlinien zum Datenschutz auf. Dies erfolgt über DSGVO-Workshops in der Lehre als auch über Beratung in Individualprojekten. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf personenbezogene Daten gelegt sowie dem forschungsethischen Umgang mit den erhobenen Daten während des gesamten Forschungsprojekts. Alle Forschende in Kooperationsprojekten mit dem ROSI unterschreiben die DSGVO-Richtlinien des ROSI (s. u.) und verpflichten sich damit zum datenschutzkonformen Umgang in ihrer Forschung.
Datenerhebung: Das ROSI unterstützt die Forschenden in der Datenerhebung z. B. durch die Bereitstellung klassischer Aufnahmegeräte, die nicht internetfähig und damit datenschutzkonform sind. Außerdem bietet das ROSI Vorlagen für Einverständniserklärungen und Informationsbriefe (s. u.) an, die an die jeweiligen Forschungsbedarfe angepasst werden. Damit wird sichergestellt, dass alle befragten Personen informiert und selbstbestimmt der Teilnahme an einer quantitativen Online-Erhebung oder einem qualitativen Interview zustimmen bzw. dieses ablehnen können. Dabei wird über alle zustehenden Rechte laut DSGVO aufgeklärt.
Anonymisierung: Neben all den technischen und rechtlichen Vorkehrungen zum Datenschutz insbesondere personenbezogener Daten anonymisieren die Forschenden zum frühestmöglichen Zeitpunkt die erhobenen Daten, sodass die Datensätze nicht mehr unter die strengen Richtlinien der DSGVO fallen. Nichtsdestotrotz legt das ROSI auch nach der Anonymisierung weiterhin einen hohen datenschutzrechtlichen Standard an. Alle personenbezogenen Daten werden nach der Anonymisierung unwiderruflich gelöscht.
Datenauswertung: Die den Forschenden zur Verfügung stehenden Forschungstools werden von der Universität gehostet, sodass die Daten unter keinen Umständen in die Hände von Dritten gelangen. Für einzelne Software, für die das nicht zutrifft (z. B. Transkriptionssoftware f4x), gibt es Auftragsverarbeitungsverträge, die den Schutz der Daten ebenfalls sicherstellen.
Langfristige Speicherung: Im Sinne einer guten wissenschaftlichen Praxis bewahrt das ROSI die anonymisierten Datensätze sowie die Einverständniserklärungen der befragten Personen zur potentiellen Validierung sicher auf den Servern der Universität Hamburg auf. Die Daten sind nur über Mitarbeiter:innen des ROSI zugänglich, die selbst einer Vertraulichkeitsklausel unterstehen.