Aufgaben/Geschäftsprozesse
Die Geschäftsstelle des Fachbereichs Sozialökonomie ist die Schnittstelle zwischen wissenschaftlichem Personal und der Fakultätsverwaltung. Sie begleitet Verwaltungsprozesse in beide Richtungen und unterstützt die Arbeit der zentralen Gremien des Fachbereichs, hier v.a. den Fachbereichsrat Sozialökonomie und den Ausschuss für Studium und Lehre (LuSt).
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Fachbereichs haben hier eine Anlaufstelle für alle Verwaltungsanliegen.
Kurze Hinweise zu zentralen Geschäftsprozessen, die bei uns bearbeitet werden, sowie Informationen dazu, wofür wir sonst noch zuständig sind, finden Sie nachfolgend. Sollte ein Bereich unten nicht aufgelistet sein und Sie finden keine Informationen dazu, wo die Bearbeitung angesiedelt ist, helfen wir Ihnen gerne weiter.
Personaleinstellungen und -weiterbeschäftigungen
Für die Abwicklung von Personalprozessen ist grundsätzlich die Personalabteilung der Präsidialverwaltung (Abt. 6) zuständig. Einzelne Prozessschritte wie die Freigabe von Stellen und die Erstellung von Funktionsbeschreibungen* erfolgen weiterhin durch die Fakultätsverwaltung. Bitte wenden Sie sich für Stellenfreigaben (Etatbereich, nicht bei Drittmittel-Stellen) und Funktionsbeschreibungen an Frau Rahmatian (Abt. 1, Finanz- und Personalcontrolling der Fakultätsverwaltung). Über Frau Rahmatian sind auch weiterhin alle Einstellungs-, Weiterbeschäftigungs- und Aufstockungsanträge für Personal des Fachbereichs einzureichen.
Den Zugang zum KUS-Portal (Kommunikations- und Serviceportal der Präsidialverwaltung) finden Sie hier. Dort stellt die Personalabteilung umfassende Informationen zu Einstellungs-, Weiterbeschäftigungs- und Aufstockungsanträge zur Verfügung. Rückfragen hierzu beantwortet ebenfalls die Personalabteilung.
Wenn Sie individuelle Fragen zu ihrem Anstellungsverhältnis haben (etwa rund um Stellenverlängerungen aufgrund von Elternzeit oder Sonderurlauben), wenden Sie sich bitte an die/den für Sie zuständigen Personalsachbearbeiter/in in der Personalabteilung.
* Funktionsbeschreibungen (für alle Etatstellen benötigt) erstellt Frau Rahmatian für Sie, sofern Sie einen Namen und die konkrete Laufzeit des Personalvorhabens mitteilen. Hierfür gibt es Muster-Funktionsbeschreibungen, die bereits vom Dekanat genehmigt wurden und die nur Frau Rahmatian Ihnen -- jeweils individuell angepasst -- zur Verfügung stellen kann.
Lehraufträge
Einmal im Jahr schreibt das Studienbüro alle Programmdirektoren/innen der Bachelor- und Masterstudiengänge an, um zu erfassen, welche Lehrbedarfe im kommenden Semester nicht eigenständig durch den Fachbereich gedeckt werden können und welche Lehrauftragsbedarfe somit bestehen. Die Referentin koordiniert die Freigabe der Lehraufträge durch den Fachbereichsrat, prüft die Finanzierbarkeit und veranlasst die Ausstellung der Lehraufträge. Lehraufträge am Fachbereich Sozialökonomie werden i.d.R. vergütet. Der Vergütungssatz beträgt derzeit (02/2021) 60€ je LVS.
Die Suche nach geeigneten Lehrauftragsnehmer/innen obliegt den Programmdirektionen der Studiengänge.
Weitere Informationen zum Verfahren finden Sie im Hinweisblatt Lehraufträge und auf den Seiten des Studienbüros.
Tutorien
Insbesondere im Bachelor Sozialökonomie werden jedes Semester zahlreiche Tutorien angeboten, um die Lehrveranstaltungen sinnvoll zu ergänzen. Mit einem deutlichen und rechtzeitigen Vorlauf informiert die Geschäftsstelle vor Beginn jedes Semesters darüber, welche Tutorien aus Fachbereichsmitteln vorgesehen sind.
Alle Einstellungsanträge für Tutoren/innen, die aus Fachbereichsmitteln finanziert werden sollen, müssen zwecks Mittelfreigabe über die Geschäftsstelle Sozialökonomie eingereicht werden. Wir leiten diese dann weiter an das in der Präsidialverwaltung zuständige Personalteam.
Die Suche nach geeigneten Tutoren/innen obliegt den Lehrenden. Falls eine kurze Ausschreibung auf den Fachbereichsseiten gewünscht ist, unterstützt die Geschäftsstelle Sie hierbei gern.
- Lehrende beachten bitte die semesterweise verschickte Infomail zu Tutorien im jeweils kommenden Semester (für das SoSe 2020 wurde die Informationsmail am 27.01.2021 an alle Fachbereichsmitglieder versandt).
- Tutorinnen und Tutoren richten ihre Fragen rund um ihr Anstellungsverhältnis bitte an die zuständigen Personalsachbearbeiter/innen der Abteilung 6 der Präsidialverwaltung.
Korrekturassistenzen
In der Regel übernimmt der Fachbereich ab einer gewissen Teilnehmer/innen-Zahl bei Klausuren und Take Home Exams (THE) die Kosten für Korrekturassistenzen. Hierüber informiert die Geschäftsstelle alle Lehrenden jedes Semester mit ausreichend zeitlichem Vorlauf.
Die Suche nach geeigneten Korrekturasssistenten/innen obliegt den Lehrenden. Lehrende sind zudem gehalten, in angemessenem Umfang zur Vergütung Vorkorrekturarbeiten an die Korrekturassistenten/innen zu übertragen.
Informationen zu den Vertragsmodalitäten finden Sie auf den Seiten des Teams "Strategischer Einkauf" der Präsidialverwaltung. Fragen hierzu werden Ihnen dort gerne beantwortet.
Die Anträge sind zwecks Mittelfreigabe und Kostencontrolling über die Geschäftsstelle einzureichen und werden von uns an das zuständige Team in der Präsidialverwaltung (Team Strategischer Einkauf) geleitet. Auch die Leistungsbestätigungen, die später einzureichen sind, sind am besten über die Geschäftsstelle einzureichen.
- Lehrende beachten bitte semesterweise versandte Information der Geschäftsstelle zu Korrekturassistenzen (für das WiSe 2020/2021 wurde die Informationsmail am 11.01.2021 an alle Fachbereichsmitglieder versandt) in Verbindung mit den
- Zentrale Informationen und Formulare, die die Präsidialverwaltung dazu bereithält, finden Sie hier.
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Hinweis für studentische Hilfskräfte und Tutoren/innen |
Druckaufträge Klausurdruck
Die Druckkosten für Klausuren werden i.d.R. durch den Fachbereich übernommen. Bitte nutzen Sie für Ihren Druckauftrag das elektronische Formular auf der Seite der Unidruckerei im Kommunikations- und Serviceportal (KuS) der UHH: https://www.intranet.uni-hamburg.de/themen/oeffentlichkeitsarbeit/druckerei. Regelmäßig vor Semesterende informiert die Geschäftsstelle per Mail über den Klausurdruck. Der Mail entnehmen Sie bitte das zu belastende PSP-Element. Die Mail für das WiSe 2020/2021 haben alle Lehrenden des Fachbereichs (und Sekretariate) am 11.01.2021 erhalten.
Gremienbetreuung
Die Fachbereichsreferetin und die Geschäftsstelle Sozialökonomie betreuen die Gremienarbeit des Fachbereichsrats Sozialökonomie und des Ausschusses für Lehre und Studium (ALSt) des Fachbereichs. Wir sammeln eingehende Anträge an die Gremien, koordinieren die Sitzungstermine, verschicken in Rücksprache mit den Gremienleitern/innen die Einladungen, protokollieren und versenden die genehmigten FB-Ratsprotokolle an alle Mitglieder des Fachbereichs.
Anfragen und Anträge an den Fachbereichsrat Sozialökonomie und den ALSt-Ausschuss sind über die Geschäftsstelle einzureichen. Bitte beachten Sie, dass die fristgerechten Sitzungseinladungen eine Woche vor dem Sitzungstermin erfolgen müssen. Anträge sollten somit etwa zehn Tage vor der Sitzung vorliegen. Die Termine können Sie den Internetseiten des Fachbereichsrats Sozialökonomie entnehmen.
Die Fachbereichsreferentin unterstützt zudem die Sprecherin / den Sprecher bei der Wahrnehmung weiterer Gremienaufgaben.
Einreichen von Anträgen, die der/die FachbereichssprecherIn freigeben muss
Einige Formulare benötigen die Freigabe der/des Fachbereichssprecherin/s. Dies sind z.B.
- Urlaubsanträge von wiss. Mitarbeiter*innen, die keiner Professur zugeordnet sind
- Anträge auf Sonderurlaub wiss. Mitarbeiter*innen
- Nebentätigkeitsanzeigen von Professor*innen
- teilweise Bewirtungsabrechnungen
- ...
All diese Anträge können Sie über die Geschäftsstelle an den/die Fachbereichssprecher/in richten. Wir koordinieren eine zeitnahe Unterschrift, leiten die Unterlagen in Ihrem Auftrag weiter oder senden sie Ihnen zurück.
Bitte beachten Sie, dass Dienstreiseanzeigen von Professor*innen NICHT mehr über die Geschäftsstelle eingereicht und von der Sprecherin freigegeben werden müssen. Bitte schicken Sie diese direkt (ohne weitere Unterschrift) an das Team Dienstreisen.
weitere Aufgaben der Geschäftsstelle
- Verwaltungsunterstützung des/der Fachbereichssprechers/in
- Umsetzung von Beschlüssen des Fachbereichsrats Sozialökonomie und Fakultätsbeschlüssen
- Controlling und Planung der Sachmittel des Fachbereichs
- Controlling und Planung etwaiger Sondermittel des Fachbereichs (z.B. HSP-Mittel)
- Mitwirkung am Personalcontrolling
- Aktualisierung der Internetseiten des Fachbereichs
- Mitwirkung an Jahresberichten
- Mitwirkung am Raummanagement der Fakultät
- Unterstützung des Dienstantritts neuberufener Professorinnen und Professoren
Wichtiger Hinweis
Für Fragen rund um Studium und Lehre wenden Sie sich bitte an das Studienbüro Sozialökonomie. Auch Absolventinnen und Absolventen der früheren HWP wenden sich mit Ihren Fragen bitte an das Studienbüro. Auf den Service-Seiten des Studienbüros finden Sie auch gezielte Informationen zum Thema „Rentenversicherungsbescheinigung“ (betr. insb. die „früheren HWP-Jahrgänge“).