Aufgaben/Geschäftsprozesse
Die Geschäftsstelle des Fachbereichs Sozialökonomie ist die Schnittstelle zwischen wissenschaftlichem Personal und der Fakultätsverwaltung. Sie begleitet Verwaltungsprozesse in beide Richtungen und unterstützt die Arbeit der zentralen Gremien des Fachbereichs, hier v.a. den Fachbereichsrat Sozialökonomie und den Ausschuss für Studium und Lehre (ALSt).
Mitarbeiter:innen des Fachbereichs haben bei uns eine Anlaufstelle für alle Verwaltungsanliegen.
Kurze Hinweise zu zentralen Geschäftsprozessen, die bei uns bearbeitet werden, sowie Informationen dazu, wofür wir sonst noch zuständig sind, finden Sie nachfolgend. Sollte ein Bereich unten nicht aufgelistet sein und Sie finden keine Informationen dazu, wo die Bearbeitung angesiedelt ist, helfen wir Ihnen gerne weiter.
Personaleinstellungen und -weiterbeschäftigungen
Personalvorgänge wie Stellenfreigaben, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen und Aufstockungen werden ab September 2021 ausschließlich elektronisch eingereicht. Für die Abwicklung der elektronischen Personalprozesse ist grundsätzlich die Personalabteilung der Präsidialverwaltung (Abt. 6) zuständig. Dort gibt es "Koordinator:innen", die für die WiSo-Fakultät zuständig sind, und die sich um all Ihre Belange kümmern. Alle Prozesse werden durch die Eintragung im Sharepoint des elektronischen Workflows angestoßen, auch einzelne Prozessschritte, für die weiterhin die Fakultätsverwaltung zuständig ist (Freigabe von Stellen und das Erstellen von Funktionsbeschreibungen*).
Die Personalabteilung stellt im KUS-Portal (Kommunikations- und Serviceportal der Präsidialverwaltung) umfassende Informationen sowie die notwendigen Dokumente zu Einstellungs-, Weiterbeschäftigungs- und Aufstockungsanträgen zur Verfügung. Rückfragen hierzu beantwortet ebenfalls die Personalabteilung.
Die Bearbeitungszeit für Personalvorgänge beträgt 6-8 Wochen ab Einreichung des elektronischen Antrags.
Sollten Sie individuelle Fragen zu Ihrem Anstellungsverhältnis haben, wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständigen Personalsachbearbeitung in der Personalabteilung.
* Eine Standardfunktionsbeschreibung für Ihren Personalvorgang erstellt die Fakultät; diese wird Ihnen im Laufe eines Personalvorgangs durch Frau Rahmatian-Hassanzadah (Vertretung: Frau Ganz) zur Verfügung gestellt. Standardfunktionsbeschreibungen sind bereits beschlossen, Abweichungen von diesen müssen vorab vom Dekanat genehmigt werden. Bei ausschließlich durch Drittmittel finanzierten Beschäftigungen bedarf es keiner Funktionsbeschreibung.
Funktionsbeschreibungen für Personalvorgänge
Zu jeder Stellenbesetzung (Einstellung, Weiterbeschäftigung, Aufstockung), die ganz oder anteilig aus Etatmitteln finanziert wird, wird eine Funktionsbeschreibung benötigt, die die Lehrverpflichtung festlegt. Für Beschäftigungen aus Drittmitteln werden keine Funktionsbeschreibungen benötigt (hier reichen die Stellenbeschreibungen, die von den Professuren eigenständig erstellt werden können).
Standardfunktionsbeschreibungen
In der WiSo-Fakultät gibt es hierfür Standards, die bereits vom Dekanat beschlossen sind und die für Wiss. Mitarbeiter:innen auf Promotionsstellen nach §28(1) HmbHG vier LVS und für Postdocs nach §28(2) HmbHG fünf LVS Lehrverpflichtung (je volle Stelle, bei Teilzeit anteilig) festlegen. Standardfunktionsbeschreibungen werden Ihnen im Laufe des elektronischen Personalprozesses durch die Abteilung Ressourcensteuerung zur Verfügung gestellt.
Auch für Vertretungen von WiMis auf Qualifikationsstellen (z.B. Elternzeitvertretungen), die häufig nach §28(3)-Sonstige abgewickelt werden, hat die Fakultät Standardfunktionsbeschreibungen.
Sonderfunktionsbeschreibungen
Für alle anderen Stellenkategorien wird eine Funktionsbeschreibung benötigt, die individuell zu erstellen und vom Dekanat zu genehmigen ist. Bitte wenden Sie sich hierfür an die Referentin des Fachbereichs, über die der Antrag auf Sonderfunktionsbeschreibung im Dekanat eingebracht werden muss. Bitte beachten Sie, dass für die Erstellung und Genehmigung von Sonderfunktionsbeschreibungen ein gewisser zeitlicher Vorlauf benötigt wird. Teilweise ist hierbei auch der Fachbereichsrat einzubinden, da bei ihm das Vorschlagsrecht für die Festsetzung der Lehrverpflichtung liegt. Dies muss in der zeitlichen Planung für die Sonderfunktionsbeschreibung bzw. den Personalvorgang ebenfalls berücksichtigt werden.
Lehraufträge
Einmal im Jahr schreibt das Studienbüro alle Programmdirektor:innen der Bachelor- und Masterstudiengänge an, um zu erfassen, welche Lehrbedarfe im kommenden Semester nicht eigenständig durch den Fachbereich gedeckt werden können und welche Lehrauftragsbedarfe somit bestehen. Die Referentin koordiniert die Freigabe der Lehraufträge durch den Fachbereichsrat, prüft die Finanzierbarkeit und veranlasst die Ausstellung der Lehraufträge. Lehraufträge am Fachbereich Sozialökonomie werden i.d.R. vergütet. Der Vergütungssatz beträgt derzeit (02/2021) 60,00 € je LVS.
Die Suche nach geeigneten Lehrauftragsnehmer:innen obliegt den Programmdirektionen der Studiengänge.
Weitere Informationen zum Verfahren finden Sie im Hinweisblatt Lehraufträge und auf den Seiten des Studienbüros.
Tutorien
Insbesondere im Bachelor Sozialökonomie werden jedes Semester zahlreiche Tutorien angeboten, um die Lehrveranstaltungen sinnvoll zu ergänzen. Mit einem deutlichen und rechtzeitigen Vorlauf informiert die Geschäftsstelle vor Beginn jedes Semesters darüber, welche Tutorien aus Fachbereichsmitteln vorgesehen sind.
Alle Einstellungsanträge für Tutor:innen, die aus Fachbereichsmitteln finanziert werden sollen, müssen zwecks Mittelfreigabe über die Geschäftsstelle Sozialökonomie eingereicht werden. Wir leiten diese dann weiter an das in der Präsidialverwaltung zuständige Personalteam.
Die Suche nach geeigneten Tutor:innen obliegt den Lehrenden. Falls eine kurze Ausschreibung auf den Fachbereichsseiten gewünscht ist, unterstützt die Geschäftsstelle Sie hierbei gern.
- Lehrende beachten bitte die semesterweise verschickte Infomail zu Tutorien im jeweils kommenden Semester (für das WiSe 2021/22 wurde die Informationsmail am 17.06.2021 an alle Fachbereichsmitglieder versandt).
- Tutor:innen richten ihre Fragen rund um ihr Anstellungsverhältnis bitte an die zuständigen Personalsachbearbeiter:innen der Abteilung 6 der Präsidialverwaltung.
Korrekturassistenzen
In der Regel übernimmt der Fachbereich ab einer gewissen Teilnehmer:innen-Zahl bei Klausuren und Take Home Exams (THE) die Kosten für Korrekturassistenzen. Hierüber informiert die Geschäftsstelle alle Lehrenden jedes Semester mit ausreichend zeitlichem Vorlauf.
Die Suche nach geeigneten Korrekturasssistenten:innen obliegt den Lehrenden. Lehrende sind zudem gehalten, in angemessenem Umfang zur Vergütung Vorkorrekturarbeiten an die Korrekturassistenten:innen zu übertragen.
Informationen zu den Vertragsmodalitäten finden Sie auf den Seiten des Teams "Strategischer Einkauf" der Präsidialverwaltung. Fragen hierzu werden Ihnen dort gerne beantwortet.
Die Anträge sind zwecks Mittelfreigabe und Kostencontrolling über die Geschäftsstelle einzureichen und werden von uns an das zuständige Team in der Präsidialverwaltung (Team Strategischer Einkauf) geleitet. Die Leistungsbestätigungen, die später einzureichen sind, sind direkt an das Team Strategischer Einkauf weiterzuleiten.
- Lehrende beachten bitte semesterweise versandte Information der Geschäftsstelle zu Korrekturassistenzen (für das SoSe 2021 wurde die Informationsmail am 19.05.2021 an alle Fachbereichsmitglieder versandt) in Verbindung mit den
- Zentrale Informationen und Formulare, die die Präsidialverwaltung dazu bereithält, finden Sie hier.
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Hinweis für studentische Hilfskräfte und Tutor:innen |
Druckaufträge Klausurdruck
Die Druckkosten für Klausuren werden i.d.R. durch den Fachbereich übernommen. Bitte nutzen Sie für Ihren Druckauftrag das elektronische Formular auf der Seite der Unidruckerei im Kommunikations- und Serviceportal (KuS) der UHH: https://www.kus.uni-hamburg.de/themen/oeffentlichkeitsarbeit/druckerei.html. Regelmäßig vor Semesterende informiert die Geschäftsstelle per Mail über den Klausurdruck. Der Mail entnehmen Sie bitte das zu belastende PSP-Element. Die Mail für das SoSe 2021 haben alle Lehrenden des Fachbereichs (und Sekretariate) am 19.05.2021 erhalten.
Gremienbetreuung
Die Fachbereichsreferetin und die Geschäftsstelle Sozialökonomie betreuen die Gremienarbeit des Fachbereichsrats Sozialökonomie und des Ausschusses für Lehre und Studium (ALSt) des Fachbereichs. Wir sammeln eingehende Anträge an die Gremien, koordinieren die Sitzungstermine, verschicken in Rücksprache mit den Gremienleiter:innen die Einladungen, protokollieren und versenden die genehmigten FB-Ratsprotokolle an alle Mitglieder des Fachbereichs.
Anfragen und Anträge an den Fachbereichsrat Sozialökonomie und den ALSt-Ausschuss sind über die Geschäftsstelle einzureichen. Bitte beachten Sie, dass die fristgerechten Sitzungseinladungen eine Woche vor dem Sitzungstermin erfolgen müssen. Anträge sollten somit etwa zehn Tage vor der Sitzung vorliegen. Die Termine können Sie den Internetseiten des Fachbereichsrats Sozialökonomie entnehmen.
Die Fachbereichsreferentin unterstützt zudem die:den Sprecher:in bei der Wahrnehmung weiterer Gremienaufgaben.
Einreichen von Anträgen, die der:die Fachbereichssprecher:in freigeben muss
Einige Formulare benötigen die Freigabe der:des Fachbereichssprecher:in. Dies sind z.B.
- Urlaubsanträge von wiss. Mitarbeiter:innen, die keiner Professur zugeordnet sind
- Anträge auf Sonderurlaub wiss. Mitarbeiter:innen
- Nebentätigkeitsanzeigen von Professor:innen
- teilweise Bewirtungsabrechnungen
- ...
All diese Anträge können Sie über die Geschäftsstelle an den:die Fachbereichssprecher:in richten. Wir koordinieren eine zeitnahe Unterschrift, leiten die Unterlagen in Ihrem Auftrag weiter oder senden sie Ihnen zurück.
Bitte beachten Sie, dass Dienstreiseanzeigen von Professor:innen NICHT mehr über die Geschäftsstelle eingereicht und von der Sprecherin freigegeben werden müssen. Bitte schicken Sie diese direkt (ohne weitere Unterschrift) an das Team Dienstreisen.
Weitere Aufgaben der Geschäftsstelle
- Verwaltungsunterstützung des:der Fachbereichssprecher:in
- Umsetzung von Beschlüssen des Fachbereichsrats Sozialökonomie und Fakultätsbeschlüssen
- Controlling und Planung der Sachmittel des Fachbereichs
- Controlling und Planung etwaiger Sondermittel des Fachbereichs (z.B. HSP-Mittel)
- Mitwirkung am Personalcontrolling
- Aktualisierung der Internetseiten des Fachbereichs
- Mitwirkung an Jahresberichten
- Mitwirkung am Raummanagement der Fakultät
- Unterstützung des Dienstantritts neuberufener Professor:innen
Fragen zu Studium und Lehre
Für Fragen rund um Studium und Lehre wenden Sie sich bitte an das Studienbüro Sozialökonomie. Auch Absolvent:innen der früheren HWP wenden sich mit Ihren Fragen bitte an das Studienbüro. Auf den Service-Seiten des Studienbüros finden Sie auch gezielte Informationen zum Thema „Rentenversicherungsbescheinigung“ (betr. insb. die „früheren HWP-Jahrgänge“).